1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est le Kyokushin Karate Club Genève (« KKCG »), Allée des Nénuphars 6, 1219 Châtelaine, Suisse. Contact pour toute question relative aux données personnelles : info@geneve-kyokushin.com ou anniv@geneve-kyokushin.com · +41 (0)79 576 85 73.

2. Données que nous traitons

• Données du parent ou organisateur : nom, prénom, adresse électronique, téléphone, adresse de facturation et correspondance.
• Données de réservation : date, créneau, formule, nombre de participants, options, montant, statut et historique de la commande.
• Données de l'enfant : prénom, âge et, uniquement si nécessaire, allergies, restrictions médicales ou besoins particuliers. Ces informations de santé sont particulièrement sensibles.
• Données liées aux cartes d'invitation : prénom et âge de l'enfant fêté, modèle et style choisis, texte de l'invitation, adresse postale d'envoi et photo de l'enfant transmise par WhatsApp. Cette photo est retravaillée pour créer le visuel personnalisé de la carte.
• Données de paiement : moyen choisi, identifiant et statut de transaction, montant et informations de rapprochement. Le KKCG ne reçoit ni ne conserve le numéro complet de carte ou les identifiants secrets TWINT.
• Données techniques : adresse IP, journaux de sécurité, navigateur, appareil, cookies et interactions avec le site.
• Photos ou vidéos : uniquement lorsque le représentant légal a donné une autorisation séparée pour l'usage indiqué.

3. Finalités du traitement

• afficher les disponibilités, empêcher les doubles réservations et gérer les pré-réservations ;
• conclure et exécuter le contrat (y compris les options choisies : gâteau, cartes d'invitation et leur envoi), encaisser le paiement, envoyer les confirmations et traiter les remboursements ;
• réaliser les cartes d'invitation personnalisées : retouche de la photo de l'enfant avec le logiciel Photoshop et des outils d'intelligence artificielle afin de créer les visuels, puis impression des cartes ;
• préparer une activité adaptée à l'âge du groupe et protéger la santé et la sécurité des participants ;
• répondre aux demandes, gérer les réclamations et documenter les consentements ;
• respecter les obligations comptables, fiscales et légales ; prévenir les abus, fraudes et incidents de sécurité ;
• envoyer des informations commerciales seulement lorsqu'un consentement est requis et obtenu, avec possibilité de se désinscrire à tout moment.

4. Motifs et proportionnalité

Nous traitons les données nécessaires à la conclusion ou à l'exécution de la réservation, au respect de nos obligations légales et à la protection légitime du site et des participants. Lorsque le traitement repose sur un consentement — notamment pour certaines communications, photos ou informations sensibles non indispensables — celui-ci peut être retiré pour l'avenir.

Les données d'enfants sont fournies par leur représentant légal ou sous sa responsabilité. Nous demandons uniquement les informations utiles à l'activité et évitons toute collecte superflue.

5. Prestataires et destinataires

L'accès est limité aux personnes qui en ont besoin pour accomplir leur mission. Selon la configuration du site, les données peuvent être communiquées aux catégories de destinataires suivantes :

• Infomaniak (Suisse), pour l'hébergement du site et l'envoi des e-mails de confirmation ;
• Stripe, pour les paiements par carte, Apple Pay, Google Pay et TWINT et la prévention de la fraude ;
• TWINT et son partenaire d'acquisition, pour les paiements TWINT ;
• WhatsApp (Meta), lorsque le client transmet par ce service la photo de l'enfant pour la carte d'invitation ;
• un prestataire d'impression externe, pour l'impression des cartes d'invitation personnalisées, et le service postal pour leur envoi ;
• des outils d'intelligence artificielle et de retouche d'image (dont Adobe Photoshop), utilisés par le KKCG pour retravailler la photo de l'enfant et créer les visuels des cartes ;
• le prestataire de réservation (module Bookster), l'assistance informatique et le prestataire comptable mandatés par le KKCG ;
• les autorités, conseils ou assureurs lorsque la loi l'exige ou qu'un incident le justifie.

6. Traitements à l'étranger

Les données hébergées par Infomaniak restent en Suisse. Seuls certains prestataires (paiement, messagerie, outils de retouche et d'intelligence artificielle), notamment Stripe, WhatsApp (Meta) et les fournisseurs des outils précités, ou leurs sous-traitants, peuvent traiter des données hors de Suisse. Dans ce cas, le KKCG choisit des prestataires offrant un niveau de protection approprié et recourt, lorsque nécessaire, à une décision d'adéquation, à des clauses contractuelles reconnues ou à une autre garantie prévue par le droit applicable. Les informations détaillées figurent dans les politiques des prestataires concernés.

7. Durées de conservation

• commandes, factures et pièces comptables : en principe 10 ans, conformément aux obligations suisses de conservation ;
• pré-réservations non payées : suppression ou anonymisation rapide après expiration, généralement dans les 30 jours ;
• informations de santé ou besoins particuliers : suppression peu après l'événement, généralement dans les 30 jours, sauf incident, obligation ou demande justifiant une conservation limitée ;
• contenus liés aux cartes d'invitation (texte, adresse d'envoi, photo de l'enfant reçue par WhatsApp et visuels retravaillés) : suppression généralement dans les 30 jours suivant l'événement ;
• correspondance et réclamations : pendant le temps utile au suivi et aux délais légaux ;
• journaux techniques et de sécurité : durée limitée selon leur nécessité opérationnelle ;
• photos ou vidéos : pendant la période indiquée dans l'autorisation ou jusqu'au retrait du consentement pour les usages futurs, sous réserve des publications déjà licitement diffusées et des obligations d'archivage.

8. Cookies et outils de mesure

Le site utilise uniquement des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du calendrier de réservation, à la session et au paiement. Aucun outil d'analyse (type Google Analytics), publicitaire ou réseau social n'est utilisé sur le site.

9. Sécurité

Le KKCG met en place des mesures techniques et organisationnelles adaptées, notamment contrôle des accès, mots de passe robustes, mises à jour, sauvegardes, chiffrement des communications et limitation des données collectées. Les paiements sont confiés à des prestataires spécialisés ; les données complètes de carte ne transitent pas par le serveur du KKCG lorsque l'intégration sécurisée recommandée est utilisée.

10. Vos droits

Dans les limites prévues par le droit applicable, vous pouvez demander des informations sur vos données, leur accès, rectification, remise ou suppression, vous opposer à certains traitements, demander leur limitation et retirer un consentement pour l'avenir. Nous pouvons vérifier votre identité avant de répondre.

Adressez votre demande à info@geneve-kyokushin.com. Vous pouvez également vous renseigner ou déposer une plainte auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), www.edoeb.admin.ch.

11. Liens vers Stripe et TWINT

Stripe et TWINT traitent certaines données selon leurs propres politiques lorsqu'ils fournissent leurs services. Leurs informations de confidentialité sont accessibles depuis les interfaces de paiement et sur leurs sites officiels. Le KKCG reste responsable de choisir et configurer ses prestataires de manière conforme pour les traitements qu'il détermine.

12. Modifications de la politique

Cette politique peut être mise à jour lorsque les services, prestataires ou exigences légales changent. La date de version figure en tête du document. Les modifications importantes sont signalées de manière appropriée sur le site.

13. Transparence au moment de la réservation

Un lien vers la présente politique et vers les CGV est affiché sur la page de réservation, avant le paiement, et figure aussi dans l'e-mail de confirmation. Pour réserver, vous devez cocher la case « J'accepte les CGV et la politique de confidentialité ». Les informations de santé et l'autorisation d'utilisation d'image sont demandées séparément, avec des explications claires, et restent facultatives lorsqu'elles ne sont pas indispensables à l'activité.